Tình hình là vài tuần trở lại đây, mình nhận được feedback từ anh chị em trong công ty về các bạn Product team mình, cộng thêm việc các output không được deliver mượt mà như trước. Mình thử dành thêm thời gian quan sát cách các bạn trao đổi và xử lý công việc ở các threads, channels thì có vẻ team đang có vấn đề về giao tiếp thật. Vậy nên, mình setup một buổi sharing về topic: ‘Successful Communication with Stakeholders’ để mọi người cùng nhìn lại và điều chỉnh cho hiệu quả hơn.
Note. Vì việc giao tiếp chưa tốt có thể là hệ quả của nhiều nguyên nhân chủ quan như quản lý công việc, thời gian, giới hạn năng lực,… hay khách quan như thành viên mới, thông tin từ stakeholders chưa đẩy đủ, thay đổi yêu cầu,… Tuy nhiên, trong phạm vi của buổi sharing không thể đi qua quá nhiều nội dung, các phần trên sẽ có buổi khác và / hoặc personalize cho từng bạn. Chúng mình sẽ tập trung vào những điều cơ bản và có thể áp dụng để cải thiện được ngay.
Invitation
Thông báo trên Slack & gửi invitation cho team qua Google Calendar. Tấm thiệp trên tay, thời gian địa điểm rõ ràng. Các bạn cũng comment các thắc mắc để mình cùng thảo luận vào cuối giờ.
- Thời gian & Địa điểm: 10:00 16/07/2022 tại Phòng 8.1, Saigon Office
- Thành phần tham gia:
- Product Team @ Saigon Office
- Design Team @ Saigon Office
- Operation Team @ Hanoi Office via Google Meet
Feedbacks
Dưới đây là một vài feedbacks mình tổng hợp được.
Trước khi đi chi tiết vào các nội dung, mọi người cần thống nhất với nhau về mục tiêu - ở đây là các khái niệm mình sẽ cùng bàn.
Communication & Successful Communication
Giao tiếp là quá trình truyền đạt (gửi, nhận, chia sẻ) thông tin giữa các cá nhân hoặc tổ chức khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Khả năng lắng nghe, tổng hợp thông tin, sử dụng ngôn ngữ (nói và viết) để diễn đạt các thông tin, suy nghĩ từ đơn giản đến phức tạp một cách một cách mạch lạc và đầy đủ.
- Khả năng sử dụng phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ hình thể, biểu cảm khuôn mặt,….) để diễn đạt thông tin, cảm xúc, suy nghĩ một cách phù hợp.
- Khả năng truyền đạt thông tin bằng các hình thức khác như hình ảnh, âm thanh, nhạc,… (Tham khảo ‘Khung năng lực Quản lý Sản phẩm’, OneMount)
Giao tiếp hiệu quả là việc giao tiếp mà thông tin được truyền đạt được ĐẦY ĐỦ, ĐÚNG MỤC ĐÍCH và PHỤC VỤ MỤC TIÊU CHUNG. Có một hiểu nhầm rất lớn rằng giao tiếp hiệu quả là lịch thiệp, nhã nhặn,… trong mọi tình huống. Lịch thiệp, nhã nhặn, điềm đạm là điều hầu hết mọi người đều mong muốn. Tuy nhiên, sẽ có những tình huống chúng ta cần thể hiện thông qua cảm xúc, hành động, lời nói nhằm truyền đạt được tính nghiêm trọng của vấn đề.
Ví dụ:
- Stakeholders đã gửi thiếu thông tin & muộn, gây ảnh hưởng đến dự án, dù đã nhắc nhở nhẹ nhàng nhiều lần sẽ cần warning để mọi người thấy mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
- Khi quân đoàn của Thanos đổ bộ xuống Trái Đất, Dr. Strange & Iron Man muốn cảnh cáo Ebony Maw: ‘l’m sorry, Earth is closed today. You better pack it up and get outta here.’ (Xin lỗi, nhà tao nay đóng cửa. Biến giùm cái nà. 😎) - sẽ không thể dùng giọng điệu, lời nói như cách an ủi đồng đội được.
Stakeholders & Know Your Stakeholders
Stakeholder có thể được định nghĩa là bất kỳ cá nhân hoặc bộ phận trong một dự án, công ty hoặc tổ chức có tham gia và ảnh hưởng đến kết quả, tác động này có thể tích cực hoặc tiêu cực. Ở phạm vi cá nhân, stakeholders là những người có ảnh hướng đến kết quả của mình.
Ví dụ: Với anh em Developer, PO và QC team mình là stakeholders, còn team khác thì không - bởi vì 2 bên không làm việc với nhau, tác động đến output của anh em rất ít.
Bất kỉ tri bỉ, bách chiến bất đãi. ⚔
Thiên Mưu Cung, Binh pháp Tôn Tử
Binh pháp Tôn Tử có câu: ‘Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng.’ Khi làm sản phẩm, một trong các bước quan trọng cần xác định là:
- Customer Insight, Persona: chân dung và các đặc điểm của khách hàng
- Resources: nguồn lực hiện tại mình đang có như thế nào
Với giao tiếp cũng tương tự như vậy. Bên cạnh việc xem kỹ năng của mình đã tốt chưa, cần cải thiện gì, thì phải hiểu rõ từng stakeholders. Có nhiều cách để phân loại stakeholders: theo phòng ban, chức năng, mức độ ảnh hưởng.
Team liệt kê các stakeholders của mình & chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm từ 3-4 bạn và cùng thảo luận các nội dung sau trong 20 phút.
- Stakeholders của bạn / team bạn là ai? Họ có những đặc điểm và nhu cầu như thế nào?
- Mối quan hệ giữa bạn / team bạn với họ như thế nào? Mọi người thường làm việc với nhau lúc nào, ở đâu, trong tình huống như thế nào?
- Mình nên làm gì, cải thiện gì để làm họ happy hơn. Mình / team mình cần gì từ họ?
15 phút bắt đầu.
Xem tiếp Phần 2 tại đây bạn nhé.
Productory = Product + Story - Series các câu chuyện vui buồn, thấm đẫm mồ hôi và… trà sữa về công việc Quản lý & Phát triển sản phẩm của mình ở các công ty, tổ chức.
Workation = Work + Vacation / Station - Series các bài viết về chuyện đi làm nói chung. Hy vọng có thể giúp anh chị em được phần nào reflect và share kinh nghiệm. Để đi làm vui như đi chơi.
