Như đã hẹn, mình sẽ tiếp tục share cho các bạn checklist các công việc team mình chuẩn bị & thực hiện trong các giai đoạn trước, trong và sau khi onboard thành viên mới.
Pre-Onboard Day
| Task | PIC | Status |
|---|---|---|
| Tạo file checklist trên Confluence | Line Manager | Completed |
| Follow & update progress | Scrum Master | In-progress |
| Gửi mail/thư chào mừng | HR | To-do |
| Review và gửi hợp đồng, các giấy tờ pháp lý | HR | To-do |
| Chuẩn bị thẻ nhân viên và building access,… | Admin | To-do |
| Tạo & cấp quyền các tài khoản công việc | IT | Completed |
| Chuẩn bị laptop & thiết bị văn phòng | IT | Completed |
| Chuẩn bị chỗ ngồi | Line Manager | Completed |
| Assign buddy | Line Manager | Completed |
| Thông báo cho team | Line Manager | Completed |
| … | … | … |
- Buddy:
- Là một thành viên đã ở trong team ít nhất 6 tháng, cùng level/kinh nhiệm làm việc và lĩnh vực chuyên môn với người mới.
- Buddy thường sẽ có những nhiệm vụ (nhưng không giới hạn) giúp đỡ người mới về communication, hiểu code practices, các hoạt động của team.
- Buddy là phương thức hiệu quả để nâng leading skills và tính trách nhiệm của các thành viên trong team. Khuyến khích bằng cách thêm các bonuses cho Buddy và có đánh giá cả Buddy lẫn Newcomer sau thử việc.
Onboarding Day
| Task | PIC | Status |
|---|---|---|
| Company Orientation | HR | To-do |
| Giới thiệu với team / Welcome Meeting | Line Manager | In-progress |
| Giới thiệu công ty, team, project + Org Chart | Line Manager | To-do |
| 1-1 Meeting | PM / PO | To-do |
| Assign Buddy | Line Manager | To-do |
| Add vào các group / channel | SM / Team / Buddy | To-do |
| Add vào lịch họp | Scrum Master | To-do |
| Training về Agile Scrum. | Scrum Master | To-do |
| Sharing về Product, Project | Line Manager / PO | To-do |
| Sharing về Technical,… | Tech Lead, QC Lead | To-do |
| Invite Lunch | Line Manager… | To-do |
| … | … | … |
Post-Onboarding / Probation
Riêng với giai đoạn Probation - Thử việc, có thể chia thành 3 giai đoạn nhỏ hơn, thời gian cho mỗi giai đoạn nhỏ cũng khác nhau tương ứng với từng bạn:
- Phase 1 - Week 1-2 - Discovery: Tìm hiểu về team, sản phẩm, business
- Phase 2 - Week 2-3 - Quick wins: Thử sức với một vài action nhỏ để có context làm việc cùng team
- Phase 3 - Week 4-8 - Establishing trust: Mở rộng phạm vi công việc & build trust
___
Đính kèm Onboarding File. 101 / ONBOARDING NEW PRODUCT OWNER - ĐỨC ANH.
Xem file trên Google Docs: tại đây
Trên đây chỉ là ví dụ tham khảo của team mình. Dựa vào các tiêu chí ở bài viết Chào mừng bạn mới 👋🏻, các bạn có thể xây dựng cho mình quy trình onboard phù hợp với tình hình và nhu cầu của tổ chức nha.
Chúc các bạn chào đón được nhiều thành viên mới tích cực! ✌🏻
Productory = Product + Story - Những câu chuyện vui buồn, thấm đẫm mồ hôi và… trà sữa về công việc Quản lý & Phát triển sản phẩm của mình ở các công ty, tổ chức.
Workation = Work + Vacation / Station - Series các bài viết về chuyện đi làm nói chung. Hy vọng có thể giúp anh chị em được phần nào reflect và share kinh nghiệm. Để đi làm vui như đi chơi.
