Hơn 10 năm đi làm, mình đã được làm việc với các team khác nhau, từ những team nhỏ xíu 3-4 người cho đến những team lớn vài chục người. Trong suốt thời gian đó, mình nhận ra rằng một trong những yếu tố quan trọng để tạo ra một team hiệu quả và hài hòa bắt đầu từ việc onboard thành viên mới vào team bàn bản và chuẩn chỉnh.
Mình có thể chia tạm thành 2 đối tượng chính khi onboard: Squad Team (Scrum Team) & Product Team.
- Squad Team: từ khi form team cho đến gần 2 năm sau đó - team mình khoảng hơn 20 người, gần như mọi thành viên mới join team mình đều 1-1 meeting với họ, bất kể đó là Developer (Backend, Mobile, Web,…) hay QC, Designer.
- Với mình, điều này đặc biệt quan trọng, nhất là vào giai đoạn đầu - vì mình cần từng thành viên trong team hiểu được vì sao product / project này tồn tại, mọi người sẽ đóng vai trò gì, quan điểm làm việc, mục tiêu chung giữa 2 bên,… Từ đó, các bạn có thêm động lực & cùng đóng góp vào sản phẩm và việc vận hành của team.
- Mặt khác, các bạn thuộc chuyên môn không phải product nên mình không tham gia phỏng vấn, đánh giá trước đó, buổi 1-1 này cùng là dịp 2 bên được lắng nghe, tìm hiểu phần nào tính cách, nhu cầu của người sẽ đi cùng mình giai đoạn tới.
- Product Team: với team Product, ngoài các mục tiêu chung về sản phẩm, business, văn hóa,… vai trò của mình hay các leader sẽ còn là người đồng hành cùng các bạn bước lên những nấc thang cao hơn trong career path. Thế nên, dù các bạn thuộc squad team nào, under leader nào, onboard về project, product bao nhiêu buổi, mình sẽ luôn dành thời gian 1-1 với từng bạn.
- Mình sẽ share lại đánh giá của mình sau buổi phỏng vấn trước đó / hoặc trong quá trình tiếp xúc, làm việc - điểm mạnh, hạn chế,…
- Lắng nghe phản hồi của bạn về đánh giá trên để tìm điểm cân bằng
- Từ đó, mình share về mục tiêu và lộ trình từ view của mình & tổ chức
- Bạn mới cùng trao đổi chia sẻ mong muốn phát triển, nhu cầu cá nhân
- Hai bên đi đến đồng thuận và thống nhất về lộ trình: ngắn hạn (thử việc) và dài hạn (1 - 2 năm ở tổ chức)
Dù onboard theo cách nào, theo mình, nên đảm bảo các tiêu chí sau:
1. Xác định goals & plan của quá trình onboard
Trước khi bắt đầu onboard thành viên mới vào team, leader cần xác định rõ goals và plan.
- Goals có thể là giúp thành viên mới hiểu về sản phẩm, khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, chiến lược và roadmap của team.
- Plan có thể bao gồm các hoạt động như: giới thiệu về team và các thành viên, cung cấp các tài liệu và nguồn thông tin liên quan, tổ chức các buổi học tập và thảo luận, giao các nhiệm vụ nhỏ và đánh giá kết quả, phản hồi và hỗ trợ liên tục.
Buổi 1-1 mình nhắc đến ở trên chính là buổi để 2 bên trao đổi kỹ với nhau về goals và plan.
2. Personalize onboard theo từng cá nhân
Mỗi bạn mới có nền tảng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và phong cách làm việc khác nhau. Do đó, leader cần điều chỉnh quá trình onboard để phù hợp với nhu cầu và năng lực của từng bạn. Ví dụ:
- Senior Product Owner đã có kinh nghiệm làm việc với sản phẩm tương tự, leader có thể tập trung vào việc giới thiệu về sự khác biệt của sản phẩm, rút ngắn thời gian tìm hiểu tài liệu,…
- Nếu Junior Product Owner / Fresher chưa quen với công cụ hoặc quy trình của team, leader có thể dành nhiều thời gian để hướng dẫn và luyện tập thêm.
3. Chủ động chuẩn bị những gì có thể
- Tổng hợp tất cả những tài liệu, kênh liên lạc / PIC, scope & nội dung trao đổi vào 1 nơi dễ dàng tra cứu, thay vì để thành viên mới mất thời gian loay hoay đi hỏi những nội dung đáng-lẽ-ra-phải-được-chuẩn-bị-từ-trước.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để cấp quyền đăng nhập,các tài khoản dùng chung,… để bạn mới nhanh chóng hòa nhập vào công việc. Phần này cần sự đồng thuận, quy trình hóa với HR, IT Helpdesk, Security,…
- Khi add bạn mới vào group, hãy nhớ giới thiệu với mọi người trong channel về bạn mới; đồng thời giới thiệu với bạn mới channel này có ai, mục đích để làm gì.
4. Tạo không khí thoải mái và thân thiện
Onboard thành viên mới vào team không chỉ là việc truyền đạt thông tin mà còn là việc xây dựng mối quan hệ.
- Leader cần tạo không khí thoải mái và thân thiện cho quá trình onboard để bạn mới cảm thấy được chào đón và tôn trọng.
- Team cũng nên lưu ý sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và lịch sự, tránh sử dụng các thuật ngữ hoặc cụm từ khó hiểu; đặt câu hỏi mở và lắng nghe ý kiến, khuyến khích sự tham gia và góp ý của thành viên mới, khen ngợi và động viên bạn khi bạn hoàn thành tốt các nhiệm vụ.
- Chủ động làm quen và hỗ trợ bạn mới. Team chỉ làm quen với 1 bạn mới, nhưng với bạn mới thì tất cả mọi thứ đều phải làm quen.
- Team có thể có hoạt động chào mừng như giới thiệu, tặng ‘voucher’ hoặc cùng nhau ăn trưa,…
Minh họa. Hình ảnh vé máy bay Onboard của team mình dành tặng cho các bạn mới. ✈️
5. Thường xuyên sync-up 2 chiều
- Leader nên đặt lịch định kỳ mỗi tuần hoặc 2 tuần 1 lần để sync-up với bạn mới.
- Một lỗi thường gặp khi onboard là leader chỉ gặp nhân sự mới 2 lần: ngày nhận việc và ngày đánh giá thử việc. Suốt thời gian 2 tháng, bạn mới sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề, nếu không sync-up thường xuyên, sẽ tạo khoảng cách giữa leader / team với bạn mới; đồng thời các vấn đề phát sinh không được nắm bắt và hỗ trợ, giải quyết sớm.
- Ngoài ra, leader cũng nên collect thêm thông tin qua quan sát, team, buddy.
6. Đánh giá và cải thiện quá trình onboard
Sau khi kết thúc quá trình onboard, leader cần đánh giá và cải thiện quá trình này để có thể áp dụng cho các thành viên mới tiếp theo. Các phương pháp đánh giá:
- Lấy phản hồi từ thành viên mới về những điểm tốt và điểm cần cải thiện của quá trình onboard
- Kiểm tra mức độ hiểu và hài lòng của thành viên mới với công việc và team
- Đánh giá performance và tiến độ của thành viên mới trong thời gian đầu làm việc.
Từ đó sửa đổi nội dung, thời lượng, phương pháp và công cụ của quá trình onboard, chia sẻ kinh nghiệm và bài học về quá trình onboard với các leader khác, cập nhật và bổ sung các tài liệu và nguồn thông tin liên quan cho quá trình onboard.
7. Tuyệt đối KHÔNG ‘thao túng’, xây dựng định kiến với thành viên mới hay với team
Một lưu ý cực kỳ quan trọng - leader & team hãy tạo điều kiện ‘fresh’ nhất với thành viên mới, để bạn có cơ hội trải nghiệm, tiếp cận với mọi người, công việc bằng con mắt khách quan nhất. Tránh xây dựng định kiến về bạn hoặc về các thành viên khác trong team hay ‘thao túng’ tâm lý bạn mới thông qua các câu chuyện một chiều, thiếu tính xác thực, không đẩy đủ nhằm lôi kéo thành viên mới thích / không thích người khác.
8. Lời khuyên cho các bạn mới
- Hãy chủ động và làm việc khoa học
- Dành thời gian tìm hiểu sản phẩm, phạm vi công việc phụ trách
- Quan sát và nhìn nhận khách quan
- Đặt câu hỏi phản biện khi tiếp nhận thông tin
Kết
Onboard không chỉ đơn giản là giới thiệu về công việc, mục tiêu, quy trình và công cụ của team, mà còn là giúp họ hiểu về văn hóa, giá trị và kỳ vọng của team. Onboard thành viên mới vào team cũng là dịp để team gắn kết và tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau.
Tất nhiên, đây không phải là một công việc dễ dàng. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự quan tâm và hỗ trợ của các thành viên - đặc biệt là leader.
Trong bài viết sau, mình sẽ share Checklist Onboard - tổng hợp những công việc cần làm trước, trong & sau ngày onboard.
Còn bạn thì sao? Inbox chia sẻ với mình trải nghiệm onboard đáng nhớ nhất của bạn nhé. Cảm ơn bạn đã đọc! 😊
Productory = Product + Story - Những câu chuyện vui buồn, thấm đẫm mồ hôi và… trà sữa về công việc Quản lý & Phát triển sản phẩm của mình ở các công ty, tổ chức.
Workation = Work + Vacation / Station - Series các bài viết về chuyện đi làm nói chung. Hy vọng có thể giúp anh chị em được phần nào reflect và share kinh nghiệm. Để đi làm vui như đi chơi.
