Xem lại Phần 1 tại đây bạn nhé.
Còn 5 phút nữa. Các bạn cũng nhanh tay lên nào. Sắp hết giờ rồi. (5 phút ở vũ trụ One Mount dài bằng 35 ngày ở thế giới thực). 😗
Còn nếu bạn xong rồi thì có thể xem qua hình ảnh tư liệu mà ê-kíp bên mình mới tác nghiệp: Nét đẹp lao lực của các cháu Sản phẩm, Vận hành, Vẽ vời vào một ngày (hơi) đẹp trời. 😌
Ting. Ting. Hết giờ.
Các nhóm lần lượt trình bày về stakeholders mà mình đã phân tích và thảo luận cùng các nhóm khác. Rất nhiều về insight và solution hay được kể ra - mà không cần bất kỳ giáo án nào hướng dẫn. Điều đó cho thấy rằng, việc hiểu stakeholders (hay bất kỳ ai) rất đơn giản - chỉ cần chúng ta dành thời gian quan sát, để tâm hơn đến họ, hoàn cảnh, tính cách, nhu cầu,…
Tuy nhiên, để ngắn gọn và dễ nhớ, chúng mình tóm tắt bằng các nguyên tắc sau:
Successful Communication with Stakeholders
1. Hiểu Stakeholders
- Xác định stakeholders liên quan đến sản phẩm của mình
- Phân loại các stakeholder dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng của họ đối với sản phẩm. Có thể chia thành stakeholder chính (ảnh hưởng trực tiếp) và phụ (ảnh hưởng gián tiếp). Việc phân loại này giúp chúng ta tập trung giao tiếp vào những bên liên quan quan trọng nhất.
2. Chọn phương pháp, công cụ giao tiếp phù hợp
Mỗi stakeholder có thể phù hợp với một cách giao tiếp khác nhau. Có những người thích gặp trực tiếp, trong khi người khác thích giao tiếp qua email hoặc online meeting. Vậy nên, cần chọn cách giao tiếp phù hợp để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và thuận tiện cho các bên liên quan.
3. Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của stakeholders
Khi giao tiếp với stakeholders, nên lắng nghe chân thành và tôn trọng ý kiến của họ. Đặt mình vào vị trí của họ để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi. Tránh đánh giá quá sớm hoặc gián đoạn ý kiến của họ. Việc lắng nghe chân thành giúp xây dựng lòng tin và đáp ứng một cách tốt nhất đến các kỳ vọng của stakeholders.
4. Truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc thuật ngữ kỹ thuật quá nhiều - đặc biệt với các team non-tech, hạn chế sử dụng các thuật ngữ đặc biệt, chuyên ngành. Ghi chép nội dung trao đổi một cách chi tiết và confirm để đảm bảo mình đã hiểu đúng.
5. Liên tục cập nhật
Một trong những nguyên tắc giao tiếp là sự 2 chiều. Khi stakeholders gửi thông tin, cần phản hồi liên tục để đảm bảo luồng giao tiếp không bị đứt mạch.
- Phản hồi đã tiếp nhận thông tin
- Cung cấp thời gian cần thiết để phân tích và phản hồi
- Phản hồi giải pháp
- Nếu có yêu cầu hay bất kỳ phát sinh nào cần thông báo ngay cho stakeholders, tốt nhất trước khi họ nhắc
Các yêu cầu và mong đợi của Stakeholders có thể thay đổi theo thời gian. Điều này đòi hỏi bạn điều chỉnh giao tiếp một cách linh hoạt để đảm bảo sự phù hợp với những thay đổi này. Hãy đảm bảo rằng bạn tiếp tục giữ liên lạc thường xuyên và cập nhật thông tin cho Stakeholders.
6. Giải quyết xung đột một cách công bằng
Trong quá trình phối hợp, có thể xảy ra xung đột ý kiến hoặc lợi ích giữa các stakeholders. Hãy xem xét các giải pháp thỏa đáng để đảm bảo sự cân bằng và hài hòa dựa trên các nguyên tắc đã thống nhất và mục tiêu chung.
Tóm lại
Để trở thành một Product Owner thành công, việc giao tiếp hiệu quả với các stakeholders là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Giao tiếp đúng cách giúp mình hiểu rõ hơn về yêu cầu và mong đợi của stakeholders, tạo lòng tin, sự ủng hộ, và đạt được sự đồng thuận về mục tiêu và thành công của sản phẩm.
Các phần trên không chỉ làm một lần hay trở nên êm đẹp trong ngày một ngày hai. Bạn hãy set nó trở thành công việc định kỳ mỗi sprint (retro), tháng, quý… Update khi thay đổi stakeholders để đảm bảo mối quan hệ luôn bền chặt.
Bài tập về nhà. Bạn thử giải quyết các tình huống mà các cháu team mình hỏi dưới đây rồi inbox mình cùng discuss tiếp nhé. 😉
Chúc các bạn sớm trở thành bậc thầy giao tiếp! 😗
Productory = Product + Story - Series các câu chuyện vui buồn, thấm đẫm mồ hôi và… trà sữa về công việc Quản lý & Phát triển sản phẩm của mình ở các công ty, tổ chức.
Workation = Work + Vacation / Station - Series các bài viết về chuyện đi làm nói chung. Hy vọng có thể giúp anh chị em được phần nào reflect và share kinh nghiệm. Để đi làm vui như đi chơi.
